合同管理系统

发布时间：2026-01-09 01:10:08 丨 文章作者：小编 丨 浏览次数：77

不难做到签好合同，关键在于管好合同的整个过程。企业在合同方面常常遭遇吃亏的情况，问题并非出在协定的条款自身，而是整个对于合同的管理步骤里头缺少兼具系统性与严肃性，最终致使风险失去控制。

合同准备与主体确认

合同谈判之前，得明确究竟是谁有权力代表公司去签字。一般来讲，唯有公司的法定代表人或者经过其正式书面授权的代理人，才拥有对外签订合同的资格呀。任何别的部门或者个人，在没获取有效授权的情形下签署的合同，都极有可能给公司带来法律方面的风险呢。

处于准备阶段时，组建一个谈判小组是极其关键的，该小组要涵盖业务人员、法务人员以及财务人员。这个小组要一同去核查交易对手的工商注册信息，还要核查其信用状况以及履约能力。对这些基础信息进行核查，能够有效地识别出潜在风险，从而避免跟缺乏资质或者信誉不好的主体展开合作。

条款拟定与部门初审

起草合同时，业务部门要保证所有关键要素清晰且明确，这涵盖标的物的规格，价款，交付时间，付款方式，验收标准等，条款得具体，防止用容易产生矛盾或模糊不清的词语，像“尽快”，“大约”这类 。

初审环节是由业务部门的负责人来完成的，其要重点审阅合同文本是不是契合商业谈判的最初想法，查看权利跟义务是不是相互对等。与此同时，得检测合同条款的完备程度，保证不存在遗漏违约责任、争议解决方式等必需条款的情况，以此为后续的履行清除阻碍 。

法务复审与法律强化

法律风险防控的核心在于法务部门或者法律顾问所进行的复审，他们得依照《民法典》等相关法律法规，去判定合同内容是不是合法有效的，合同主体有没有具备相应的民事行为能力，以及条款设计能不能够充分保护公司权益 。

针对某些标的额极为巨大或者法律关系特别复杂的合同，能够考虑增添法律强化举措，诸如，把合同送去公证处予以办理公证，抑或是依照法律规定办理备案、鉴证手续，这些措施能够进一步加强合同的证明力以及法律约束力。

履行监控与过程记录

此合同一旦生效，其重点便在于开始执行，业务部门需要指定专门的人员，来负责跟踪此合同的履行进度，要依据约定好的时间节点，去督促双方完成各自应尽的义务，能够建立起合同履行的台账，还要定期把状态予以更新 。

留下书面记录是监督必需的过程，要使用被标准化的“监督记录表”，详细记载出合同编号，以及呈现当前履行阶段与发现的问题，还有采取的处理措施，这份记录是内部管理的依据，未来一旦发生纠纷，它就会成为重要的证据材料 。

异常处理与协商变更

一旦出现没办法按时履约的状况之时，便要即刻开启应对的程序。首先得剖析原因，究竟是自身方面的问题，还是属于不可抗力范畴。确实是因为不可预见、没办法克服的客观情形而致使违约的，就应当及时以书面形式去通知对方。

倘若对方给出变更或解除合同的提议，可不应当去简单地予以拒绝。财务部门以及法务部门得联合起来去评估这个请求对于公司权益带来那影响，去计算一下有可能会产生的亏损失或者收益，从而形成一份书面报告。最终作出来的决策应当先经过管理层仔细审议一下，这样才能保障所作之回应是以既合法合规，并且同时还符合公司的经济利益。

纠纷解决与证据管理

要是一旦出现合同方面的纠纷，那就应当首先去试着跟对方进行协商从而解决问题。要是协商没有成功，接下来就要去思考通过行业调解、仲裁或者诉讼等这些途径来处理。要留意法律所规定的诉讼时效，普通的纠纷是三年，是从知道自己权利被侵害的时候开始计算的，一定要在这个期限之内采取相应行动。

在纠纷解决里头，证据可是起着决定性作用的关键要素，从合同谈判起始之时起，所有诸如往来函件、邮件、会议纪要、付款凭证以及验收单等等之类的东西，都应当进行系统地收集并且妥善地予以保管，得保证每一份证据的原件都是保持完整状态的，进而形成那种能够把事实清晰无误还原出来的证据链，以此为维护权益奠定稳固坚实的基础 。

依照你的想法，于合同管理的整个流程范围里，处在哪个环节会最易于出现遗漏疏忽，致使公司面临风险状况呢？欢迎于评论区域分享你的经验以及看法。